함수·수식을 말로 만들기 — VLOOKUP·INDEX/MATCH·IF

함수 이름 대신 상황을 말한다

1장에서 엑셀은 이제 "말로 시킨다"고 했습니다. 그 첫 실전이 수식입니다. 사람들이 가장 자주 막히고, AI가 가장 잘 도와주는 지점이기도 합니다.

요령은 하나입니다. 함수 이름을 떠올리려 애쓰지 말고, 상황을 그대로 설명하세요. 무엇이 어디에 있고, 무엇을 얻고 싶은지만 말하면 됩니다.

B열 상품코드로 '단가표' 시트에서 단가를 찾아 C열에 넣고 싶어. 엑셀 수식으로 알려주고, 어디에 붙여넣는지도 말해줘.

이 한마디면 ChatGPT가 이런 수식을 만들어 줍니다.

=VLOOKUP(B2, 단가표!$A$2:$B$500, 2, FALSE)

그리고 "C2에 붙여넣고 아래로 끌어내리세요. 단가표의 A열이 상품코드, B열이 단가여야 합니다"까지 설명이 붙습니다. VLOOKUP의 인수 순서를 외울 필요도, 마지막에 FALSE를 왜 넣는지 고민할 필요도 없어집니다.

조회·조건·집계, 세 종류만 알면 된다

실무 수식의 대부분은 세 갈래입니다. 각각 어떻게 말하면 되는지만 감을 잡아두세요.

하고 싶은 일	이렇게 말하면	AI가 주는 것
다른 표에서 값 찾아오기	"코드로 단가를 찾아와"	VLOOKUP / XLOOKUP / INDEX·MATCH
조건에 따라 다른 값 넣기	"80점 넘으면 합격, 아니면 불합격"	IF / 중첩 IF
조건 맞는 것만 세거나 더하기	"영업부 매출만 합쳐"	SUMIF / COUNTIF / SUMIFS

이름은 몰라도 됩니다. 찾을 값이 표의 오른쪽이 아니라 왼쪽에 있는 상황이면, AI가 알아서 VLOOKUP 대신 INDEX·MATCH를 골라 줍니다. VLOOKUP은 왼쪽 열밖에 못 찾는다는 제약을, 우리가 몰라도 AI는 압니다.

예를 들어 "이름으로 사번을 찾고 싶은데 사번이 이름보다 왼쪽 열에 있어"라고 하면 이런 수식이 돌아옵니다.

=INDEX(A:A, MATCH(D2, B:B, 0))

VLOOKUP으로는 안 되는 상황을 AI가 알아서 우회한 겁니다. 우리가 할 일은 "무엇을 무엇으로 찾는지" 말하는 것뿐이고, 어떤 함수가 그 제약을 넘는지는 AI가 고릅니다. 그런 판단까지 맡기라는 게 이 방식의 핵심입니다.

조건이 얽힐수록 더 편해진다

수식이 복잡해질수록 말로 시키는 쪽이 유리합니다. 중첩 IF나 다중 조건은 손으로 짜면 괄호에서 실수하기 쉽지만, 설명은 오히려 간단합니다.

D열 부서가 '영업'이고 E열 실적이 100 이상인 행만 '우수'로 표시하고, 나머지는 빈칸으로 둬. 수식으로.

그러면 =IF(AND(D2="영업", E2>=100), "우수", "") 같은 수식이 나옵니다. 조건을 말로 늘어놓기만 했는데 AND가 알아서 들어갔습니다. 괄호를 몇 번 여닫는지 신경 쓸 필요가 없습니다. 조건이 세 개, 네 개로 늘어도 방식은 똑같습니다. "여기에 실적이 200 넘으면 '최우수'도 추가해줘"처럼 뒤에 말을 얹으면, AI가 중첩 IF로 고쳐 줍니다.

실수는 대개 같은 곳에서 난다

여기서 1장의 당부가 다시 나옵니다. AI가 준 수식을 그대로 붙여넣고 끝내면 안 됩니다. 사고는 몇 군데에서 반복됩니다.

• 참조 범위가 짧다 AI가 범위를 A2:B10으로 잡았는데 실제 데이터가 500행까지면, 11행 아래는 조용히 빈값이나 오답이 나옵니다.
• 절대참조($)가 빠졌다 $가 없으면 수식을 아래로 끌 때 참조 범위가 한 칸씩 밀려, 위쪽은 맞고 아래쪽은 틀립니다.
• 숫자가 텍스트로 들어가 있다 코드가 "007"처럼 텍스트면 숫자 007과 안 맞아 #N/A가 납니다.

공통점이 있습니다. 셋 다 겉보기엔 멀쩡한데 숫자만 조용히 틀어진다는 겁니다. 그래서 눈으로 대충 훑고 넘기면 못 잡습니다.

준 수식은 반드시 되물어라

그래서 붙여넣기 전에 한 번 되묻는 습관을 들이세요.

방금 준 수식에서 각 부분이 무슨 역할인지 한 줄씩 설명해줘. 그리고 참조 범위가 내 데이터 전체(2행~500행)를 덮는지, 아래로 끌어도 범위가 안 밀리는지 확인해줘.

설명을 시키면 AI가 스스로 범위나 참조의 허점을 잡아내는 경우가 많습니다. 여기에 직접 값 두세 개로 결과를 대조해 보면 거의 안전합니다. 손으로 아는 정답 한 줄과 수식 결과가 같은지만 봐도 충분합니다. 이 검증을 체계적으로 정리한 건 8장에서 다룹니다.

다음 챕터에서는 지저분한 데이터를 취합·분류·표준화·중복제거로 정리하는 법을 다루겠습니다.